Un sistema de gestión de almacén gratis existe en dos formas: la hoja de cálculo (Excel o Google Sheets) y los planes gratuitos de algunos proveedores, con un tope de referencias o de usuarios. Los dos funcionan mientras una sola persona cuente y actualice. Desde el día en que varias personas cogen material del almacén, el sistema gratis cuesta más en búsquedas y pedidos duplicados de lo que un sistema de pago cuesta en un año. Almacén OS no es gratis. Lo que pagas es que el stock cuadre desde el primer día, sin que nadie tenga que acordarse de actualizar una hoja.
Si buscas un sistema de gestión de almacén gratis, normalmente es porque el almacén ha empezado a costar tiempo, pero no tanto como para pagar un sistema todavía. Es un orden razonable. Este artículo repasa qué obtienes de verdad gratis, dónde lo gratis deja de ser gratis, y cuánto cuesta la alternativa, para que puedas hacer las cuentas con tus propias cifras.
¿Qué sistemas de gestión de almacén gratis existen?
Tres cosas se llaman gratis, y son lo bastante distintas como para separarlas:
- La hoja de cálculo. Excel o Google Sheets, con una fila por referencia y una columna para el stock. Totalmente gratis, sin límite de referencias, y todo el mundo sabe usarla. La pega es que nada ocurre solo: cada cambio lo tiene que teclear una persona, en un ordenador, después de haber cogido el material.
- Los planes gratuitos. Algunos proveedores ofrecen un plan sin pago, con un tope de por ejemplo 100 referencias, un usuario o una ubicación, y muchas veces sin escaneo desde el móvil ni exportación. El plan está pensado para que te quedes pequeño en él, y para entonces tus datos ya viven ahí.
- La prueba gratuita. El sistema completo durante un tiempo limitado. Almacén OS da 30 días con todas las funciones, sin tarjeta. No es un sistema gratis, pero es gratis averiguar si vale lo que cuesta.
Almacén OS no tiene plan gratuito, y este artículo no va a fingir lo contrario. Lo que es gratis con nosotros es la prueba, el soporte y la formación, también después de elegir un plan.
Gestión de almacén gratis en Excel: qué obtienes de verdad
Para una empresa en la que una sola persona compra, cuenta y recoge, la hoja de cálculo suele ser la opción correcta. A cambio, conviene hacerla bien. Una hoja de stock que aguanta tiene estas columnas:
- Número de referencia y nombre, uno por fila. No «tornillos varios».
- Unidad (ud, metros, paquete) y stock.
- Ubicación: estantería, armario o furgoneta. Una referencia en dos sitios son dos filas.
- Mínimo: la cantidad a la que pides. Con formato condicional, la fila se pone roja cuando el stock baja de ahí.
- Proveedor y último recuento, con fecha.
Añade una hoja aparte para las salidas, con fecha, referencia, cantidad y quién lo cogió, y tendrás un historial. Esa hoja es la que decide si la hoja de cálculo funciona: si se rellena, el stock cuadra. Si no se rellena, la hoja de stock muestra lo que se pidió, no lo que hay. Más sobre ese momento exacto en Gestión de almacén en Excel: cuándo deja de funcionar la hoja de cálculo.
Dónde lo gratis deja de ser gratis
La hoja de cálculo no cuesta nada en licencias. Cuesta en tiempo, y el tiempo aparece en cinco sitios:
- Varias personas cogen material. Mientras una sola persona recoge y cuenta, la hoja aguanta. Con tres instaladores, un aprendiz y un responsable de compras, la hoja de salidas está vacía a las dos semanas, y nadie sabe qué queda.
- El almacén está repartido entre furgonetas y obras. La mitad del material está donde está el trabajo. Una hoja que solo conoce el almacén principal no ayuda cuando la bobina de cable está en la furgoneta 3.
- La ronda de llamadas. En el momento en que alguien tiene que llamar a un compañero para saber dónde está algo, la falta de sistema cuesta más que el sistema.
- Los pedidos duplicados. Nadie encontró las cuatro bobinas de cable, así que se compraron cuatro más. Es el coste más caro y menos visible de la gestión de almacén gratis, porque en la contabilidad parece una compra normal.
- El inventario se lleva un fin de semana. Impresiones, recuento, tecleo, errores. Con el recuento por ubicación desde el móvil, el mismo trabajo se hace en horas.
Haz las cuentas del primer punto con tus propias cifras. Diez minutos de búsqueda por empleado y día son unas 40 horas al año por persona. A 45 euros la hora son 1.800 euros por empleado y año, antes de contar un solo pedido duplicado. Tres empleados buscando cuestan más al año de lo que la mayoría de sistemas de gestión de almacén cuestan en tres.
| Hoja de cálculo | Plan gratuito | Almacén OS Starter | |
|---|---|---|---|
| Precio | 0 € | 0 € hasta llegar al tope | Unos 24 € al mes (289 € al año) |
| Usuarios | Un archivo, una persona editando | A menudo uno | De 1 a 3 |
| Escaneo desde el móvil | No | Rara vez | QR, código de barras y NFC |
| Quién cogió qué, y cuándo | Solo si alguien lo apunta | Depende | Automático al escanear |
| Aviso de stock bajo | Una fila en rojo, si alguien mira la hoja | Depende | Sí, por referencia y ubicación |
| Herramientas y préstamos | No | Rara vez | Sí, en la misma app |
| Exportar tus datos | El archivo es tuyo | A menudo bloqueado | Excel, CSV, JSON y XML cuando quieras |
Planes gratuitos: lee la letra pequeña
Un plan gratuito es una oferta para mudarte antes de pagar. Puede ser lo correcto, pero comprueba cuatro cosas antes de meter tus referencias:
- El tope. ¿Cuántas referencias, usuarios y ubicaciones te dan? Un almacén de una empresa de instalaciones pasa de 100 referencias la primera semana.
- El móvil. ¿Los empleados pueden escanear con su propio teléfono, o el plan gratuito es solo una web? Sin escaneo donde está el material, vuelve a ser la hoja de cálculo, solo que más cara de abandonar.
- La exportación. ¿Puedes sacar tus datos en Excel o CSV sin pasar a un plan de pago? Si no, el plan gratuito es un candado.
- El precio después. ¿Cuánto cuesta el plan por encima del tope, y es por usuario y mes? Calcula el precio anual para tu equipo dentro de dos años, no para ti solo hoy.
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de almacén que no es gratis?
Los precios del mercado van desde la hoja de cálculo hasta proyectos de SGA de varios cientos de miles de euros. Almacén OS está en el extremo sencillo, con un precio por plan y todo incluido:
- Starter: 289 € al año para 1 a 3 usuarios, unos 24 € al mes. Con tres usuarios son unos 8 € por usuario al mes.
- Pro: 789 € al año para 4 a 10 usuarios, unos 66 € al mes, con soporte telefónico y API. Con diez usuarios son unos 7 € por usuario al mes.
- Enterprise: a partir de 11 usuarios, según acuerdo.
Todos los planes incluyen materiales, herramientas y llaves, la app móvil, el escaneo QR, los avisos, el inventario, la importación desde Excel y el soporte gratuito. Frente al coste por hora de antes, Starter son menos de siete horas de búsqueda al año. La lista completa está en la sección de precios.
Cómo probar gratis antes de pagar
La prueba es gratis, pero solo sirve si se prueba con material real. Así consigues una respuesta en 30 días:
- Importa la hoja de cálculo. Ordénala a una fila por referencia y una columna por dato, e impórtala. Así no empiezas de cero.
- Elige de 20 a 50 referencias. Las que más se agotan y las herramientas que más se pierden. No todo el almacén el primer día.
- Imprime etiquetas QR. En una impresora normal. Usa el código de barras del proveedor donde lo haya.
- Que dos personas escaneen durante dos semanas. Cada salida y cada entrada. El stock cuadra desde el primer escaneo, y en una semana el hábito ya está cogido.
- Decide un jueves con mucho trabajo. No en una demo. Si el instalador con los guantes puestos escanea de verdad, el sistema funciona. Si no, lo has aprendido gratis.
Pruébalo con tus propias referencias durante 30 días
Todas las funciones, sin tarjeta, sin cargo automático después. Importa la hoja de cálculo y comprueba que el stock cuadra desde el primer día.
Probar gratis 30 díasEn resumen
Un sistema de gestión de almacén gratis es la hoja de cálculo, y para una persona en un solo sitio es la opción correcta. Los planes gratuitos son un sitio donde mudarse antes de pagar, y solo merecen la pena si puedes escanear con el móvil y sacar tus datos después. Desde el día en que varias personas cogen material, la pregunta no es cuánto cuesta el sistema, sino cuánto cuestan hoy las búsquedas y los pedidos duplicados.
Haz las cuentas de diez minutos de búsqueda por empleado y día con vuestro propio coste por hora. La cifra suele ser la respuesta.
Preguntas frecuentes
¿Existe un sistema de gestión de almacén totalmente gratis?
Sí, de dos formas. Excel y Google Sheets son gratis y funcionan mientras una sola persona cuente y actualice. Algunos proveedores ofrecen planes gratuitos con un tope de referencias o de usuarios, que dejan de ser gratis cuando el almacén crece. Un sistema completo con escaneo desde el móvil, varios usuarios e historial no es gratis en ningún sitio.
¿Es Excel suficiente para gestionar el almacén?
Para una persona, en un solo sitio y sin préstamos: sí. La hoja deja de cuadrar cuando varias personas cogen material, cuando el material está en furgonetas y en obras, y cuando nadie apunta la salida donde ocurre. A partir de ahí la hoja describe lo que se pidió, no lo que hay en la estantería.
¿Almacén OS tiene un plan gratuito?
No. Almacén OS tiene una prueba gratuita de 30 días con todas las funciones, sin tarjeta y sin cargo automático después. Al terminar eliges un plan o dejas que la cuenta se cierre. Starter cuesta 289 euros al año para 1 a 3 usuarios.
¿Qué pasa después de los 30 días?
Nada automático. Si eliges un plan, sigues con las referencias, ubicaciones e historial que ya has introducido. Si no eliges ninguno, la cuenta de prueba se cierra sin coste. Los datos se pueden exportar a Excel antes.
¿Puedo llevarme mi lista de Excel a un sistema?
Sí. Referencias, herramientas y ubicaciones se importan desde archivos CSV y Excel, siempre que la hoja esté ordenada: una fila por referencia y una columna por dato. Ordenarla suele llevar más tiempo que la propia importación.
¿Cuánto cuesta el sistema de gestión de almacén más barato?
Almacén OS Starter cuesta 289 euros al año para 1 a 3 usuarios, unos 24 euros al mes, es decir, unos 8 euros por usuario al mes con tres usuarios. Frente a un coste de 45 euros la hora, son menos de siete horas de búsqueda al año. Diez minutos de búsqueda al día cuestan unas 40 horas al año por empleado.