Un usuario de Almacén OS se puede configurar con unos 60 permisos distintos, además de los ajustes de la app móvil, los almacenes y las notificaciones. Dar de alta a cinco operarios a mano significa hacer el mismo trabajo cinco veces — y si te equivocas en una casilla, te enteras cuando alguien no encuentra su botón en plena obra.
Hay un camino más rápido: configura un usuario correctamente y copia sus permisos y configuraciones a tantos usuarios como quieras, en una sola operación.
- Abre Empresa → Administración de usuarios.
- Selecciona el usuario plantilla y pulsa Copiar permisos y configuraciones.
- Selecciona los usuarios que van a recibirlos.
- Pulsa Establecer permisos y configuraciones y confirma.
Paso 1: Abre la lista de usuarios
Ve a Empresa → Administración de usuarios en el menú de la izquierda de la aplicación web. Ahí están todos los usuarios de la empresa, y los botones que necesitas están en la barra de acciones, encima de la lista.
Paso 2: Copia desde el usuario plantilla
Busca el usuario que ya está configurado como quieres: normalmente un operario con experiencia o un trabajador de almacén con exactamente los accesos que necesita el puesto.
- Selecciona un único usuario en la lista. El botón solo funciona cuando hay exactamente un usuario seleccionado; si no hay ninguno o hay varios, aparece en gris.
- Pulsa Copiar permisos y configuraciones en la barra de acciones.
Paso 3: Selecciona quién va a recibir los permisos
Ahora marcas a los destinatarios: uno, cinco o todo el equipo a la vez. Aquí es donde se gana tiempo: el trabajo es igual de corto tanto si son uno como si son quince los usuarios que necesitan la misma configuración.
Paso 4: Aplica los permisos y confirma
- Pulsa Establecer permisos y configuraciones.
- Aparece la pregunta «Confirmación: Establecer permisos y configuraciones copiados para usuarios seleccionados». Confirma con Sí.
- El mensaje «Éxito: Permisos y configuraciones establecidos para usuarios seleccionados» confirma que está hecho, y la lista se actualiza.
¿Qué se copia exactamente?
La transferencia se lleva mucho más que las casillas de la lista de permisos. En resumen: todo lo relativo a lo que el usuario puede hacer y a cómo se le presenta la aplicación, pero nada relativo a quién es. El nombre, el correo y la contraseña no se tocan.
Ver la lista completa de lo que se transfiere
- Los permisos — todo el conjunto de derechos sobre las funciones del sistema.
- El estado de administrador y los distintos roles de administración: usuarios, almacenes, ubicaciones, proveedores y clientes.
- El acceso a la aplicación web y al escáner web.
- Los permisos sobre herramientas — si el usuario puede repararlas y devolverlas.
- Los precios de compra — si se le ocultan los precios.
- Las reglas de registro — si se bloquea retirar del almacén principal, si los movimientos de material solo pueden hacerse a su propio nombre, y si solo ve sus propias consignaciones.
- Las tareas — si ve todas las tareas o solo las suyas.
- La configuración de la app móvil — los favoritos y qué partes de la aplicación están ocultas: listas, escáner, favoritos y cada una de las funciones rápidas.
- Las notificaciones — por ejemplo, el aviso por correo cuando se añade un material a la cesta de la compra.
- Los almacenes a los que el usuario tiene acceso.
- Los grupos de permisos, es decir, qué materiales, herramientas y llaves puede ver siquiera el usuario.
Tres cosas que conviene saber antes de pulsar
1. Sobrescribe, no combina
La configuración anterior del destinatario se sustituye por la del usuario plantilla. Esto vale también para los almacenes: los que ya tenía el usuario se eliminan y se ponen en su lugar los del usuario plantilla. Si alguno de los destinatarios tenía acceso a un almacén que la plantilla no tiene, lo pierde. Comprueba por tanto que el usuario plantilla tenga todos los almacenes que necesitan los destinatarios.
2. El estado de administrador se transfiere
Si copias desde un administrador, los destinatarios pasan a ser administradores. Un administrador tiene acceso completo a todas las funciones, y el resto de la configuración de permisos deja de ser relevante. Esta es la forma más habitual de conceder demasiado acceso sin querer: usa como plantilla un usuario normal, no tu propia cuenta de administrador.
3. No puedes aplicarte permisos a ti mismo
Tu propio usuario no puede ser destinatario. Si te seleccionas a ti mismo en la lista, el botón deja de estar disponible. Es un mecanismo de seguridad: evita que un administrador se quite el acceso sin querer y se quede fuera del sistema. Para cambiar tus propios permisos tiene que hacerlo otro administrador.
Cómo construir buenos usuarios plantilla
La función resulta realmente útil cuando tienes una plantilla por puesto. Dar de alta a un nuevo empleado pasa entonces a costar menos de un minuto, por muchas casillas que tenga el puesto.
- Crea un usuario por puesto — por ejemplo operario, trabajador de almacén y jefe de almacén. Ponles nombres fáciles de reconocer en la lista.
- Usa un usuario real que funcione. La mejor plantilla es un compañero que lleva tiempo trabajando en el sistema sin que le falte nada: así sabes que la configuración aguanta en la práctica.
- Pruébalo primero con un usuario. Copia a una sola persona, pídele que abra la aplicación y confirme que tiene todo lo que necesita. Después lanza el resto.
- Repítelo cuando algo cambie. Si cambia el puesto, actualizas el usuario plantilla y vuelves a copiar a todos los del mismo puesto. Así la configuración se mantiene homogénea con el tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo copiar de varios usuarios a la vez?
No. La copia se hace desde un usuario plantilla cada vez; el botón no está disponible si hay varios seleccionados. Lo que sí puede ser múltiple es el lado receptor: una plantilla para tantos usuarios como quieras.
¿Se sobrescriben el nombre, el correo o la contraseña?
No. La identidad del usuario no se toca. Lo que se transfiere son permisos y configuraciones: qué puede hacer el usuario y cómo se comporta la aplicación con él.
¿Qué pasa con los permisos que tenía antes el destinatario?
Se sustituyen por los del usuario plantilla. La función no añade permisos sobre los existentes: deja la configuración idéntica a la de la plantilla. Eso incluye a qué almacenes tiene acceso el usuario.
¿Por qué el botón está en gris?
Hay tres motivos habituales: no has seleccionado exactamente un usuario al copiar, todavía no has copiado de nadie al ir a aplicar, o te has seleccionado a ti mismo entre los destinatarios — las autorizaciones propias no se pueden modificar.
¿Se puede deshacer?
La operación no tiene botón de deshacer. Si se ha ejecutado sobre los usuarios equivocados, se corrige volviendo a copiar desde la plantilla correcta. Por eso merece la pena probar con un solo usuario antes de lanzarlo sobre toda la lista.
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