Una empresa con una persona, una estantería y ninguna furgoneta no necesita gestión de almacén, necesita una hoja de cálculo ordenada. Desde el día en que tres a diez personas cogen material del mismo almacén, y el material está en furgonetas y en obras, la cuenta se da la vuelta: con cinco empleados, uno buscando es el 20 por ciento de la empresa parada. La gestión de almacén para pequeñas empresas no va de un ERP. Va de cuatro cosas: una etiqueta en la estantería, el móvil que ya tiene todo el mundo, quién ha cogido qué, y un aviso antes de que se agote.
«Somos demasiado pequeños para un sistema de gestión de almacén» es la objeción que más oímos, y a veces es verdad. Este artículo dice con honestidad dónde está el límite, cuánto cuesta la búsqueda por persona en una empresa pequeña, qué necesita de verdad una empresa pequeña de un sistema y cuánto cuesta en euros. Haced la cuenta con vuestros propios números mientras leéis.
Qué significa aquí «empresa pequeña»
Hablamos de empresas de tres a diez empleados que comparten un almacén: electricistas, fontaneros, carpinteros, climatización, pequeños talleres y empresas de servicios. Lo habitual es un almacén principal en un garaje o una nave pequeña, de dos a cinco furgonetas de servicio, y material que está donde está el trabajo. Las compras las hace el gerente o un encargado, muchas veces por la tarde.
Es precisamente el tamaño lo que encarece el almacén. Una empresa grande tiene un almacenero. Una empresa pequeña tiene un gerente que hace de almacenero fuera del horario.
La cuenta por persona
La búsqueda es el coste que nunca aparece en una factura. Contadlo así, con vuestro precio por hora:
- Diez minutos de búsqueda por empleado y día son unas 40 horas al año por persona.
- A 45 euros la hora son 1 800 euros por empleado y año.
- Cinco empleados buscando cuestan 9 000 euros al año. Antes de contar una sola compra duplicada.
Y ahora el punto que afecta especialmente a las empresas pequeñas: cuando uno de cinco está buscando, el 20 por ciento de la empresa está parado. En una empresa de 50, esa misma persona es el 2 por ciento. La empresa pequeña es la que más pierde por persona, y la que menos margen tiene para recuperarlo. Un viaje extra al almacén del distribuidor porque la bobina «tenía que estar en la furgoneta» es media jornada perdida para un equipo de dos.
Las compras duplicadas son la segunda partida. Nadie encontró las cuatro bobinas de cable, así que se compraron cuatro más. En la contabilidad parece una compra normal. En el almacén hay ocho bobinas, y ninguna está registrada.
Cuándo aguanta Excel, y cuándo deja de aguantar
La hoja de cálculo es la elección correcta durante más tiempo del que muchos proveedores admiten. Aguanta mientras se cumplan estos tres puntos:
- Una persona compra, cuenta y recoge.
- Un solo sitio. Sin furgonetas, sin obras con material propio.
- Sin préstamos. Las herramientas están en el mismo armario cada tarde.
Deja de aguantar el día en que falla uno de los tres. Con tres instaladores que recogen material por su cuenta, la hoja de salidas está vacía a las dos semanas. Con dos furgonetas, la hoja no sabe dónde está la mitad del almacén. Con herramientas en obra, nadie sabe quién tuvo el taladro por última vez. A partir de ahí la hoja describe lo que se pidió, no lo que hay en la estantería. Más sobre ese momento exacto en Gestión de almacén en Excel: cuándo deja de funcionar la hoja de cálculo.
Lo que una empresa pequeña necesita de verdad
Las empresas pequeñas suelen equivocarse en las dos direcciones: o un ERP con módulo de almacén que nadie del equipo va a abrir, o nada. Lo que necesitáis es menos que lo primero y más que lo segundo:
- Escanear con los móviles que ya tiene el equipo. iOS o Android, sin lectores de mano. La salida se registra donde está el material, en dos segundos, o no se registra.
- Etiquetas QR que imprimís vosotros. Una por hueco de estantería, una por herramienta. Donde exista, se usa el código de barras del proveedor. Impresora normal.
- Stock por ubicación, furgonetas y obras incluidas. Almacén principal, estantería, furgoneta 1, furgoneta 2 y cada obra son ubicaciones. Se mueve con un escaneo, y se ve qué hay en cada sitio.
- Quién ha cogido qué, para qué obra y cuándo. Cada escaneo es una línea en el historial con usuario y hora. Es la respuesta tanto a «dónde está» como a «quién lo tuvo por última vez».
- Stock mínimo con aviso. Por referencia y ubicación. Si el stock baja del mínimo, el responsable recibe un aviso y una propuesta de pedido, antes de que la estantería esté vacía.
- Importación desde Excel. La lista de referencias que ya tenéis, una fila por referencia, se importa. No empezáis de cero.
Y lo que no necesitáis: un ERP, un módulo de almacén con puestos de picking y armarios automáticos, lectores de mano dedicados, y un proyecto de implantación con consultor. Todo lo de la lista anterior existe en un sistema de gestión de almacén pensado para instaladores y oficios, y lo configuráis vosotros mismos.
Cómo montarlo en una mañana
Un almacén con unos cientos de referencias y un equipo de cinco suele estar en marcha en una mañana. El orden que funciona:
- Limpiad la hoja de cálculo e importadla. Una fila por referencia, una columna por dato: código, nombre, unidad, ubicación, mínimo. La limpieza lleva más tiempo que la importación.
- Elegid primero 20 a 50 referencias. Las que más veces se agotan y las herramientas que más veces se pierden. No todo el almacén el primer día.
- Cread las ubicaciones. Almacén principal, las estanterías que importan, cada furgoneta y las obras en curso. Imprimid una etiqueta QR por ubicación y colgadla.
- Poned mínimo en las referencias que paran un trabajo. No en todo. Con cinco o diez referencias basta para que el aviso signifique algo.
- Que todo el que recoja material escanee desde el primer día. El instalador que solo recoge tiene una app con unos pocos botones. A la semana el hábito está hecho y los números cuadran. Así se ve con herramientas: Empezar con el préstamo de herramientas.
¿Cuánto cuesta la gestión de almacén para una empresa pequeña?
Almacén OS se paga por plan, no por usuario, y los planes siguen el número de empleados que van a usar el sistema:
| Starter | Pro | |
|---|---|---|
| Usuarios | 1 a 3 | 4 a 10 |
| Precio al año | 289 € | 789 € |
| Al mes | Unos 24 € | Unos 66 € |
| Por usuario y mes, con el plan completo | Unos 8 € | Unos 7 € |
| App móvil, QR y código de barras, herramientas y llaves | Sí | Sí |
| Formación y soporte | Gratis | Gratis |
Comparadlo con la cuenta de arriba: cinco empleados buscando diez minutos al día cuestan unos 9 000 euros al año. El plan Pro para esos mismos cinco cuesta 789 euros. El sistema tiene que ahorrarle a cada uno menos de un minuto de búsqueda al día para salir a cero. Los precios son sin IVA, y los contratos de 2 y 3 años tienen descuento.
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Pruébalo gratis durante 30 díasEn resumen
Las empresas pequeñas no son demasiado pequeñas para la gestión de almacén. Son demasiado pequeñas para tener a alguien buscando a jornada completa. Si sois una persona en un solo sitio, quedaos con la hoja de cálculo y hacedla bien. Si sois de tres a diez compartiendo un almacén con furgonetas y obras, las búsquedas y las compras duplicadas cuestan en dos meses más de lo que un sistema cuesta al año, y lo que necesitáis es una etiqueta en la estantería, el móvil en el bolsillo y un aviso antes de que se agote.
Contad diez minutos de búsqueda por empleado y día a vuestro precio por hora, y dividid entre el número de empleados. Ahí es donde la empresa pequeña pierde más.
Preguntas frecuentes
¿Somos demasiado pequeños para un sistema de gestión de almacén?
Si sois una persona, en un solo sitio, sin furgonetas ni obras, la hoja de cálculo es la elección correcta. A partir de tres o cuatro personas que cogen material del mismo almacén, y desde el día en que el material está en furgonetas o en obras, la empresa pequeña pierde más por persona en búsquedas y compras duplicadas de lo que cuesta un sistema. Haced la cuenta con vuestro precio por hora antes de responder.
¿Qué debe hacer un programa de gestión de almacén para una empresa pequeña?
Escanear con los móviles que ya tiene el equipo, etiquetas QR que imprimís vosotros, stock por ubicación incluyendo furgonetas y obras, quién ha cogido qué y cuándo, un stock mínimo con aviso, e importación desde Excel para no empezar de cero. Lo que no necesitáis es un ERP, lectores de mano y un proyecto de consultoría.
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de almacén para una empresa pequeña?
Almacén OS Starter cuesta 289 euros al año para 1 a 3 usuarios, unos 24 euros al mes. Pro cuesta 789 euros al año para 4 a 10 usuarios, unos 66 euros al mes. La formación y el soporte son gratuitos en todos los planes. Los precios son sin IVA.
¿Cuánto se tarda en montar la gestión de almacén en una empresa pequeña?
Las primeras referencias y ubicaciones están listas en cinco minutos. Un almacén con unos cientos de referencias, etiquetas QR en las estanterías y un equipo de cinco suele estar en marcha en una mañana. Limpiar la hoja de cálculo antes de importarla suele llevar más tiempo que la propia configuración.
¿Tiene que usarlo todo el mundo?
Todo el que coja material del almacén tiene que registrar la salida; si no, los números dejan de ser ciertos. Ese es el sentido de escanear donde está el material: la salida son un par de segundos en el móvil, y los empleados que solo recogen material pueden tener una app con unos pocos botones y nada más.
¿Podemos empezar solo con una parte del almacén?
Sí, y suele ser lo más sensato. Empezad con las 20 a 50 referencias que más veces se agotan y las herramientas que más veces se pierden. Cuando esas cuadren, seguid con el resto. La prueba de 30 días es gratuita, sin tarjeta y sin cargo automático después.