Empezar con el préstamo de herramientas

Esta guía deja el préstamo de herramientas configurado desde cero: da de alta tus herramientas con el código de barras que ya llevan, crea un administrador y usuarios sencillos solo para prestar y devolver, y da a tus operarios una pantalla de inicio con solo los botones que necesitan. El administrador hace la configuración una sola vez — después, toda la rutina de los operarios es escanear, pulsar, listo.

Da de alta una herramienta nueva

Registra la herramienta con el código de barras que ya lleva — no hacen falta etiquetas nuevas.

En la aplicación web

1. Abre Herramientas en el menú de la izquierda y haz clic en +. Se abre el diálogo para añadir una herramienta.
2. Rellena la pestaña principal: nombre, ubicación de origen y grupo de herramientas.
3. En la pestaña de información adicional: pega o escanea el código de barras existente de la herramienta en el campo Código de barras. A partir de ahí, el escáner encuentra la herramienta directamente por ese código. En la misma pestaña están el fabricante, el número de fabricante, el precio y la fecha de compra, y la fecha de validez.
4. Añade una foto si quieres y confirma. El número de artículo se genera automáticamente.

Consejo: ¿Quieres dar de alta muchas herramientas a la vez en lugar de una a una? También es posible — escríbenos y te enviamos una guía.

En la app móvil (lo más rápido)

1. Pulsa el botón favorito de añadir herramienta en la pantalla de inicio — o abre la pestaña Listas → lista de herramientas → +. Se abre el formulario de nueva herramienta.
2. Activa Mostrar todos los campos para ver el campo Código de barras con su botón de escaneo — y escanea el código que ya lleva la herramienta, directamente en el campo.

Crea un administrador y usuarios solo de préstamo

Los operarios deben tener exactamente lo que necesitan para prestar — nada más.

1. Abre Empresa → Administración de usuarios en la aplicación web y haz clic en Añadir usuario.
2. Rellena nombre, apellidos, correo y contraseña. Puedes usar el envío de correos de restablecimiento de contraseña si quieres que cada usuario ponga la suya.
3. Administrador: abre la pestaña Permisos → la sección de acceso → marca Admin. Un administrador tiene todos los permisos.
4. Usuarios de préstamo: abre Seleccionar rol(es) en la parte superior del diálogo y elige el rol de Montador / Técnico — solo móvil, justo el acceso necesario para prestar y devolver.

Elige los favoritos adecuados según lo que necesite cada usuario

El administrador puede tener todos los botones en su propia pantalla de inicio — el resto de los usuarios solo ven los botones que el administrador ha elegido para ellos.

1. En la aplicación web: Administración de usuarios → selecciona un usuario → la pestaña Favoritos — ahí elige el administrador los botones que verá el usuario.
2. La pestaña de ajustes del móvil: marca Restringir el cambio de favoritos — y, si quieres, Ocultar listas, para que el operario no vea nada más que sus botones.
3. Si elegiste el rol Montador / Técnico, los favoritos se configuran automáticamente con la plantilla del rol.

Configuración mínima recomendada para un usuario de préstamo: Herramientas · Préstamo/Devolución (cubre préstamo y devolución) y Herramientas — Mi lista (solo las herramientas asignadas a ti). Opcional: notificar avería y ver detalles.

Uso diario — prestar y devolver

El mismo botón sirve para el préstamo y la devolución.

Prestar una herramienta

1. Pulsa el botón Herramientas · Préstamo/Devolución y escanea el código QR o el código de barras de la herramienta.
2. Se abre la ficha de la herramienta con su ubicación de origen y quién la tiene ahora. Pulsa Préstamo. Si el grupo de herramientas tiene lista de control, confirma sus puntos. Pon una fecha de devolución si quieres.

Devolverla

1. El mismo botón → escanea el código → pulsa Devolver.
2. La lista de control puede desactivarse en los ajustes de la aplicación. Los puntos de la lista de control de devolución se pueden cambiar según lo que necesitéis (se configuran por grupo de herramientas) — en la aplicación web: Datos maestros en el menú de la izquierda → grupos de herramientas → la lista de grupos → la columna de la lista de control de devolución.

Extras útiles

• Control por proyecto — crea el proyecto con sus fechas, añade las herramientas — préstalas al empezar el proyecto y devuélvelas al terminar.
• Historial de préstamos — quién tuvo qué herramienta, cuándo y durante cuánto tiempo, con una columna de días desde el último préstamo. Añade costes de alquiler si quieres.
• Fechas de devolución y avisos — avisos por correo de todas las herramientas y llaves vencidas, o solo de las tuyas.
• Averías — notifica una avería al escanear, envía las herramientas averiadas automáticamente a una ubicación propia, y márcalas como reparadas cuando estén listas.
• Reservas y calendario — reserva herramientas con antelación, con un ajuste que impide reservas dobles en el mismo periodo.
• Etiquetas — imprime las etiquetas QR del propio sistema para herramientas sin un código de barras utilizable.
• Tareas en herramientas — mantenimientos e inspecciones con fecha límite, y fecha de validez para certificados.
• Llaves — funcionan exactamente igual que las herramientas: mismos préstamos, mismas devoluciones, mismo escaneo.

Con esto, el préstamo de herramientas queda en marcha: las herramientas registradas con sus códigos de barras, los operarios con una pantalla de inicio con solo los botones que necesitan, y cada préstamo y cada devolución en un escaneo y un toque. Prueba Almacén OS gratis durante 30 días — o escríbenos si queréis ayuda con la configuración.