La app móvil y la aplicación web son dos caminos hacia el mismo almacén, y casi todo se puede hacer en ambas. La diferencia es la pantalla. En una pantalla grande ves mucho a la vez: la lista entera en lugar de una fila, varias columnas una al lado de otra, y un año de movimientos sin tener que desplazarte. Esta guía trata de lo que resulta más cómodo en el navegador: la visión de conjunto, la administración y todo lo que implica muchas filas a la vez.
- Visión de conjunto — todo el stock reunido, con búsqueda y filtros.
- Avisos — un stock mínimo que avisa antes de que algo se agote.
- Plazos — tareas con fecha de vencimiento y recordatorio por correo.
- Historial — quién hizo qué, cuándo y a qué precio.
- Trabajo en bloque — importar y exportar en Excel, y los permisos de usuario.
Qué es la aplicación web
La aplicación web funciona en el navegador. No hay nada que instalar: basta con un Chrome, Firefox, Safari o Edge actualizado, y entras con el mismo usuario que en la app móvil. Lo que haces en una lo ves en la otra.
En el navegador gestionas las tres cosas de las que el sistema lleva el control —materiales, herramientas y llaves— en una pantalla con sitio para verlo todo de una vez.
Abrir la aplicación web →El panel de inicio y las listas
Al entrar aterrizas en el panel de inicio. Arriba está el recuento: cuántos materiales, herramientas y llaves hay registrados, el valor del stock de material y cuántos usuarios de tu suscripción están en uso. Debajo están las gráficas: los movimientos de los últimos doce meses, separados por materiales, herramientas y llaves, y otra equivalente para los pedidos.
Las listas están cada una por su lado en el menú de la izquierda —materiales, herramientas y llaves—, con las tareas, el calendario y las ubicaciones de almacenamiento debajo.
Búsqueda, filtros y columnas
Las listas están pensadas para encontrar cosas, no solo para desplazarse por ellas:
- Búsqueda — el campo de búsqueda en la parte superior derecha de la lista.
- Filtros — la pestaña del borde derecho los abre, para acotar por grupo, ubicación o estado.
- Columnas — la pestaña que hay encima de los filtros decide qué columnas se ven. Si casi nunca necesitas el proveedor, lo quitas; si estás trabajando con precios, los traes.
Tu configuración se conserva, así que la lista se ve igual la próxima vez que entres.
Exportar a Excel
La exportación se lleva la lista tal y como está —con los filtros y las columnas que hayas elegido— y la descarga. Es el camino más corto para una hoja de recuento, un resumen para tu gestoría o un anexo a un presupuesto. Filtra primero y exporta después: así te ahorras ordenar la hoja de cálculo luego.
Stock mínimo y avisos
Un sistema de almacén que solo te dice lo que tienes es una hoja de cálculo con pasos de más. Lo que hace que salga rentable es que avise antes de que algo se convierta en un problema.
En cada material puedes fijar un stock mínimo por ubicación de almacenamiento. Si las existencias bajan de ese punto, el sistema puede avisar. Quién recibe el aviso, y de qué se avisa, se controla desde la configuración de notificaciones de cada usuario.
Tareas y plazos
Puedes poner tareas sobre lo que hay en el sistema, con una fecha de vencimiento. El sistema envía un recordatorio por correo cuando se acerca el plazo, para que la tarea no se quede esperando a que alguien se acuerde.
Se usa para revisiones y calibraciones, pero también para algo que no está en el almacén en absoluto: licencias y contratos que hay que renovar. Varias empresas usan Almacén OS justo para esto, porque así el plazo queda en el mismo sitio que todo lo demás que ya consultan, en lugar de en un calendario que nadie abre. Registra la licencia, pon la fecha de vencimiento y el recordatorio llega solo.
Historial: quién hizo qué y cuándo
Aquí es donde la pantalla grande se gana el sueldo: muchas filas a la vez, columnas una al lado de otra, filtros y exportación. En el historial están los registros:
- Historial de cambios de stock — cada salida y cada entrada: material, cantidad, ubicación y cuánto se movió la existencia.
- Historial de pedidos y líneas de pedido — qué se ha pedido y qué ha llegado.
- Movimientos de herramientas y de llaves — quién ha tenido qué herramienta y qué llave, y cuándo.
- Historial de cambios — modificaciones sobre los propios datos, es decir, quién corrigió qué en un material.
- Historial de precios de compra — cómo ha evolucionado el precio de compra con el tiempo.
Con esto hay dos preguntas que pasan a ser fáciles de responder. La primera es «dónde ha ido a parar todo»: la respuesta está en los cambios de stock, a menudo repartidos por proyecto. La segunda es «esto se ha encarecido», que es difícil de valorar a ojo y fácil de leer en el historial de precios.
Datos maestros
En los datos maestros está aquello a lo que se vinculan los materiales y las herramientas:
- Ubicaciones — los sitios de almacenamiento, incluidas las furgonetas si lleváis stock en ellas.
- Proveedores — de dónde viene el artículo.
- Proyectos — aquello contra lo que se registran las salidas, y la base para ver el consumo por trabajo.
- Clientes — para quién se hace el proyecto.
Merece la pena dar de alta los proyectos pronto. Sin ellos, una salida es solo «algo desapareció de la estantería»; con ellos se convierte en «esto se fue en ese trabajo», y entonces los números sirven para algo.
Pedidos y cesta de la compra
La aplicación web tiene además una cesta de la compra y un resumen de las líneas de pedido abiertas, de forma que la reposición se puede agrupar y pedir en lugar de gestionarla artículo por artículo. La parte de pedidos tiene más pasos de los que caben aquí, y tendrá su propia guía.
Importación de datos: muchas filas de una vez
Si vas a dar de alta cien materiales, no lo haces uno a uno. En la configuración de empresa está la importación de datos: subes un archivo de Excel o CSV y creas o actualizas muchas filas en una sola operación. Lo mismo vale para actualizar: exporta la lista, corrígela en Excel e impórtala de vuelta.
Usuarios y permisos
La administración de usuarios también está en la aplicación web, en Empresa → Administración de usuarios, pero tiene su propia guía: copiar permisos a varios usuarios a la vez. Allí se explica también qué se transfiere al copiar la configuración de un usuario a otro, y qué conviene saber antes de pulsar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito instalar algo para usar la aplicación web?
No. Funciona en el navegador y entras con el mismo usuario que en la app móvil. Basta con un Chrome, Firefox, Safari o Edge actualizado.
¿Qué resulta más cómodo en el navegador que en el móvil?
Casi todo se puede hacer en ambos, así que la cuestión es qué resulta más cómodo. Destacan cuatro cosas: ver mucho a la vez (listas largas, varias columnas, historial a lo largo del tiempo), la administración y la configuración, importar y exportar muchas filas de una vez, y los usuarios y permisos. Las salidas y entradas de material, en cambio, van más rápido en el móvil, que es el que llevas encima en el almacén.
¿Puedo sacar las listas a Excel?
Sí. La exportación descarga la lista tal y como está, con los filtros y las columnas que hayas elegido. Filtra primero y te ahorras ordenar la hoja después.
¿Puedo ver quién ha sacado un material?
Sí. Los cambios de stock del historial muestran qué se sacó, cuánto, de qué ubicación, quién y cuándo, además del proyecto contra el que se registró, si lo hubo.
En resumen
Casi todo se puede hacer en los dos sitios: elige la herramienta según la tarea. En el almacén el móvil es más rápido, porque lo llevas encima y el escaneo es todo el trabajo. Cuando trabajas con la visión de conjunto, la pantalla grande es mejor: muchas filas a la vez, columnas una al lado de otra, configuración y permisos, e importar o exportar cien líneas en una sola operación.
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